Za obdelavo podatkov je odgovoren direktor oddelka za pomoč uporabnikom v vlogi upravljavca podatkov.
 
Postopke obdelave ureja Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov. Informacije v tem sporočilu so podane v skladu s členoma 11 in 12 Uredbe (ES) št. 45/2001.

1. Kakšen je namen postopkov obdelave podatkov?
Namen te funkcije takojšnjih povratnih informacij je merjenje zadovoljstva uporabnikov glede vsebine iz razdelka „Pomoč in pogosto zastavljena vprašanja“ na spletišču urada EUIPO. V tem razdelku boste lahko ocenili uporabnost odgovorov iz razdelka „Pomoč in pogosto zastavljena vprašanja“. Če z odgovori niste zadovoljni, vas bomo prosili za vaše kontaktne podatke (tj. ime, telefonsko številko in e-poštni naslov).   Če boste te podatke posredovali, bo urad EUIPO stopil v stik z vami po telefonu ali elektronski pošti, da bi bolje razumel vaše povratne informacije.
 
2. Katere osebne podatke obdelujemo?
Obdelujejo se naslednji podatki:

• ocena zadovoljstva in pripombe k vprašalnikom;
• podatki o uporabnikih, ki jih portal spletišča urada EUIPO zbere samodejno med izpolnjevanjem vprašalnika (npr. jezik, datum in čas);
• če je uporabnik prijavljen, podatki o uporabniku, ki že obstajajo v našem sistemu, vključno z osebnimi podatki, kot so osebna identifikacijska številka, država, vrsta uporabnika in podvrsta uporabnika;
• kontaktni podatki, ki jih uporabniki predložijo, da urad EUIPO lahko stopi z njimi v stik: ime, e-poštni naslov in telefonska številka .

3. Kdo ima dostop do podatkov in komu se podatki razkrijejo?
Do vaših podatkov lahko dostopajo le posebej pooblaščeni notranji uslužbenci (zaposleni v oddelku za pomoč uporabnikom) urada EUIPO, ki so osebno vključeni v analizo teh podatkov. Osebni podatki se za noben namen ne posredujejo tretjim osebam.
 
4. Kako ščitimo in varujemo vaše informacije?
Vsi osebni podatki, povezani s postopki za pridobitev takojšnjih povratnih informacij, so shranjeni v varnih orodjih informacijske tehnologije (ShareDox/Survey system) v skladu z varnostnimi standardi urada in v posebnih elektronskih mapah, ki so dostopne le pooblaščenim prejemnikom.
 
Ustrezne ravni dostopa se dodelijo posamično le zgoraj navedenim prejemnikom. Zbirka podatkov je zaščitena z geslom v sistemu enkratne prijave.
 
5. Kako lahko dostopate do svojih podatkov, jih preverjate, spreminjate ali brišete?
Do svojih osebnih podatkov lahko dostopate, jih popravljate, blokirate in brišete v primerih, predvidenih v členih 13, 14, 15 in 16 Uredbe (ES) št. 45/2001, tako, da upravljavcu podatkov, tj. direktorju oddelka za pomoč uporabnikom, pošljete pisni zahtevek z izrecno opredelitvijo svoje zahteve na naslednji naslov: euipo_satisfaction_survey@euipo.europa.eu
 
6. Kakšna je pravna podlaga za obdelavo teh podatkov?
Osebni podatki se zbirajo in obdelujejo v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in zlasti členom 5(a) in (d)
 
. Več splošnih informacij je na voljo na strani o politiki urada EUIPO glede osebnih podatkov. Za morebitna dodatna vprašanja ali zahteve v zvezi z informacijami, ki ste jih predložili, se obrnite na upravljavca podatkov.
 
7. Kako dolgo hranimo vaše podatke?
Vaši osebni podatki se hranijo le toliko časa, kot je potrebno, da se doseže namen, za katerega so bodo obdelali: tri leta za demografske podatke (ker se štejejo za podatke iz registra), pet let za povezane podatke o zadovoljstvu uporabnikov, ki izpolnijo anketo, in nedoločen čas za anonimne podatke o zadovoljstvu.
 
8. Kontaktni podatki
Če imate vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, jih naslovite na upravljavca podatkov, tj. direktorja oddelka za pomoč uporabnikom, na naslednji naslov: euipo_satisfaction_survey@euipo.europa.eu
 
Vprašanja o varstvu osebnih podatkov lahko naslovite na uradno osebo za varstvo podatkov urada EUIPO na naslednji naslov:   DataProtectionOfficer@euipo.europa.eu
 
Pritožbe:
Kadar upravljavec podatkov in/ali uradna oseba za varstvo podatkov ne reši spora, se lahko pritožbe kadar koli naslovijo na evropskega nadzornika za varstvo podatkov: edps@edps.europa.eu