Ponieważ mediacja jest procesem dosyć elastycznym, trudno jest z góry przewidzieć dokładnie jej format. Niemniej jednak większość mediacji obejmuje wstępne nawiązanie kontaktu pomiędzy stronami a mediatorem, kiedy omówiony zostaje harmonogram, ustalone zostaje miejsce mediacji i konieczność ewentualnej wcześniejszej wymiany dokumentów. Strony następnie zazwyczaj podpisują umowę w sprawie mediacji i możliwie jak najszybciej wysyłają ją do mediatora.
W większości przypadków mediacja odbywa się w siedzibie EUIPO w Alicante, a strony stawiają się same lub ze swoimi przedstawicielami prawnymi. Mediacja zwykle trwa jeden dzień i obejmuje posiedzenia wspólne (tj. takie, podczas których w pomieszczeniu obecni są mediator i strony), które odbywają się na przemian z sesjami indywidualnymi (tj. takimi, podczas których mediator spotyka się z każdą ze stron osobno, zachowując poufność otrzymywanych informacji). Celem posiedzeń wspólnych jest sporządzenie listy kwestii wymagających rozwiązania, natomiast na sesjach indywidualnych kwestie te, jak również możliwe rozwiązania lub kompromisy, są omawiane bardziej szczegółowo.
Wszystkie kwestie ujawnione mediatorowi w trakcie sesji indywidualnych są poufne i nie mogą zostać ujawnione drugiej stronie bez wcześniejszego wyraźnego upoważnienia. Postępowanie zazwyczaj kończy się późniejszą sesją wspólną i wypracowaniem ugody. Sprawa wraca do Izby Odwoławczej, do której została pierwotnie skierowana w celu uzyskania formalnej decyzji, z informacją o zamknięciu postępowania odwoławczego.
Więcej informacji zob.
EUIPO Boards of Appeal, Mediation, Instructions to Parties (Izby Odwoławcze EUIPO, Instrukcje dla stron w procesie mediacji).
