Peress li l-medjazzjoni hija proċess pjuttost flessibbli, huwa diffiċli li wieħed jispeċifika min qabel il-format li tkun se tieħu medjazzjoni partikolari. Madankollu, ħafna każijiet jinvolvu l-kuntatt inizjali bejn il-partijiet u l-medjatur, fejn tiġi diskussa skeda, kif ukoll il-post tal-medjazzjoni, u l-ħtieġa għal kwalunkwe skambju preċedenti ta’ dokumenti. Il-partijiet imbagħad normalment jiffirmaw il-ftehim dwar il-medjazzjoni u jibagħtuh lill-medjatur kemm jista’ jkun malajr.
Fil-biċċa l-kbira tal-każijiet, il-medjazzjoni ssir fil-bini tal-EUIPO f’Alicante u l-partijiet jew jiġu waħedhom jew flimkien mar-rappreżentanti legali tagħhom. Normalment, il-medjazzjoni ddum ġurnata waħda u tinvolvi sessjonijiet konġunti alternati (jiġifieri li għalihom ikunu preżenti kemm il-medjatur kif ukoll il-partijiet) u sessjonijiet individwali (jiġifieri meta l-medjatur jiltaqa’ ma’ kull parti separatament jew privatament). L-idea tas-sessjoni konġunta hija li titfassal lista tal-kwistjonijiet li għandhom jiġu solvuti, filwaqt li s-sessjonijiet individwali jesploraw aktar dawk il-kwistjonijiet, kif ukoll soluzzjonijiet jew kompromessi possibbli.
Dak kollu li huwa żvelat lill-medjatur fis-sessjonijiet individwali huwa privat u ma jistax jiġi żvelat lill-parti l-oħra mingħajr l-awtorizzazzjoni preċedenti u espressa. Il-proċeduri normalment jingħalqu permezz ta’ sessjonijiet konġunti ulterjuri u l-abbozzar ta’ ftehim ta’ soluzzjoni. Il-kawża tmur lura għand il-Bord tal-Appell li għalih tkun ġiet inizjalment assenjata għal deċiżjoni formali, filwaqt li jiġi nnutat l-għeluq tal-proċeduri tal-appell.
Għal aktar informazzjoni, jekk jogħġbok ikkonsulta lill-
Bordijiet tal-Appell, Medjazzjoni, Istruzzjonijiet għall-Partijiet tal-EUIPO).