Il progetto relativo ai gruppi di esperti per la garanzia della qualità tra le parti interessate (SQAP) è stato avviato nel contesto del piano strategico 2020 dell’EUIPO. L’obiettivo del progetto è colmare il divario tra la percezione della qualità delle decisioni dell’Ufficio da parte degli utenti e le misurazioni della qualità effettuate dall’Ufficio.
Al progetto SQAP partecipano gruppi di utenti, in rappresentanza delle associazioni di utenti, che si riuniscono presso la sede dell’Ufficio ed eseguono audit su un campione di decisioni di quest’ultimo. Le decisioni vengono verificate a fronte dei criteri di qualità dell’Ufficio.
Durante gli audit ogni revisore innanzitutto controlla individualmente le decisioni assegnategli, per poi presentare le proprie conclusioni al gruppo. Nel corso delle discussioni di gruppo gli esperti dell’Ufficio sono a disposizione per chiarire eventuali dubbi relativi alle pratiche dello stesso. Al termine, tutte le conclusioni vengono riportate in una relazione di audit approvata dal gruppo di esperti.
Una volta concluso l’audit, gli esperti dell’Ufficio ne analizzano le conclusioni, al fine di individuare i margini di miglioramento e le azioni di follow up. I revisori e le associazioni di utenti vengono informati periodicamente dei miglioramenti apportati grazie al progetto SQAP.
Nel quadro del progetto gli utenti partecipano direttamente al sistema di gestione della qualità dell’Ufficio e contribuiscono in prima persona a migliorare la qualità delle decisioni dello stesso, soprattutto in termini di chiarezza, coerenza e prevedibilità.
È molto positivo poter esternare le preoccupazioni degli utenti e, per gli utenti, comprendere perché le decisioni sono redatte in un certo modo.
Tobias Dolde
ECTA
Consideriamo importante che l’EUIPO conosca il nostro punto di vista, i pareri dei partecipanti al mercato e che cosa conta per loro.
Marieke Westgeest
AIPPI
È davvero costruttivo, (...), avere un contatto diretto con gli esaminatori, con l’Ufficio, e partecipare a dibattiti proficui in un’atmosfera positiva.
