Il progetto «Gruppi di esperti scientifici per la garanzia della qualità tra le parti interessate» (SQAP) è stato avviato nel contesto del piano strategico 2020 dell’EUIPO. L’obiettivo del progetto è di colmare il divario tra la percezione della qualità delle decisioni dell’Ufficio da parte degli utenti e le misurazioni della qualità dell’Ufficio stesso.
Al progetto SQAP partecipano gruppi di utenti – in rappresentanza delle associazioni di utenti – che si riuniscono presso la sede dell’Ufficio e realizzano audit a campione delle decisioni di quest’ultimo. Le decisioni vengono controllate a fronte dei criteri di qualità stabiliti dall’Ufficio.
Durante gli audit, per prima cosa ogni revisore controlla singolarmente le decisioni assegnategli. Successivamente, presenta le proprie conclusioni al gruppo. Nel corso delle discussioni di gruppo, gli esperti dell’Ufficio sono a disposizione per chiarire eventuali dubbi relativi alle pratiche dello stesso. Al termine delle discussioni, tutte le conclusioni vengono riportate in una relazione di audit approvata dal gruppo di esperti.
Una volta concluso l’audit, gli esperti dell’Ufficio ne analizzano le conclusioni al fine di individuare i margini di miglioramento e le azioni di follow up. I revisori e le associazioni di utenti vengono informati periodicamente dei miglioramenti apportati grazie al progetto SQAP.
Nel progetto, gli utenti partecipano direttamente al sistema di gestione della qualità dell’Ufficio e contribuiscono in prima persona a migliorare la qualità delle decisioni dello stesso, soprattutto in termini di chiarezza, coerenza e prevedibilità.
È molto positivo poter esternare le preoccupazioni degli utenti e, per gli utenti, comprendere perché le decisioni sono redatte in un certo modo.
Tobias Dolde
ECTA
Consideriamo importante che l’EUIPO conosca il nostro punto di vista, i pareri dei partecipanti al mercato e che cosa conta per loro.
Marieke Westgeest
AIPPI
È davvero costruttivo, (...), avere un contatto diretto con gli esaminatori, con l’Ufficio, e partecipare a dibattiti proficui in un’atmosfera positiva.
