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Autenticazione o legalizzazione di copie certificate

Conformemente alle disposizioni di cui alle regole 84, paragrafo 6, e 89, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 2868/95 della Commissione recante modalità di esecuzione del regolamento del Consiglio sul marchio dell'Unione europea, e di cui all'articolo 74, paragrafi 4 e 5, del regolamento (CE) n. 2245/2002 della Commissione recante modalità di esecuzione del regolamento del Consiglio su disegni e modelli comunitari, l'Ufficio dell'Unione europea per la proprietà intellettuale (EUIPO) rilascia copie certificate delle domande, dei certificati di registrazione o dei documenti inerenti ai fascicoli da esso gestiti nonché estratti certificati dal registro dei marchi dell'Unione europea o dei disegni e modelli.

Inoltre, alcuni paesi terzi richiedono che tali copie certificate siano autenticate o legalizzate prima che siano ammissibili come base per una rivendicazione di priorità o una qualunque altra rivendicazione presentata dinanzi ai rispettivi uffici nazionali e autorità.

A tal fine, il 19 settembre 2000 la Commissione europea ha adottato una procedura, pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, che autorizza il capo della Rappresentanza della Commissione europea in Spagna ad autenticare la firma di documenti rilasciati dall'EUIPO.


Procedura

Le richieste di copie certificate devono essere inviate all'EUIPO tramite l'apposito modulo per la "domanda di consultazione di un fascicolo", indicando nella sezione pertinente che le copie sono destinate al deposito in un paese terzo che ne richiede l'autenticazione e specificando nel punto opportuno il paese terzo/i paesi terzi per i quali è necessaria tale legalizzazione.

L'EUIPO rilascerà quindi le copie certificate come di consueto e le invierà alla Rappresentanza della Commissione europea in Spagna, al seguente indirizzo:

Commissione europea, Rappresentanza in Spagna
Paseo de la Castellana, 46 28046 Madrid SPAGNA

Tel.: +34 914 238 000

Inoltre, l'EUIPO invierà una notifica al richiedente, informandolo che i documenti richiesti sono stati inviati alla Rappresentanza.

Una volta che la Rappresentanza avrà ricevuto i documenti dell'EUIPO, il capo della Rappresentanza certificherà l'autenticità della firma apposta su tali documenti; questi ultimi saranno poi inviati all'indirizzo indicato dal richiedente nella domanda di consultazione originale o potranno essere ritirati personalmente presso la Rappresentanza della Commissione europea a Madrid.

Qualora il richiedente sia già in possesso di una copia certificata, può inviarla per posta alla Rappresentanza a Madrid oppure consegnarla personalmente presso tale ufficio. I documenti da legalizzare devono essere accompagnati da una lettera nella quale occorre indicare il richiedente la legalizzazione (indirizzo postale e nome delle persone di riferimento), il paese per il quale si richiede la legalizzazione e l'indirizzo a cui si desidera che il documento venga spedito oppure, se si preferisce ritirare i documenti personalmente, un numero di telefono di contatto.

È opportuno assicurarsi che la qualità di stampa delle copie autenticate scaricate direttamente dal sito web dell'EUIPO sia buona e che dette copie siano debitamente spillate o rilegate.

Una volta ottenuta la legalizzazione dalla Rappresentanza della Commissione europea, il richiedente deve seguire le opportune procedure presso l'ambasciata o il consolato del paese terzo (di destinazione dei documenti) in Spagna. Prima di accettare tali documenti, molti paesi richiedono anche la successiva legalizzazione da parte del ministero degli Affari esteri spagnolo.

Consigliamo quindi ai richiedenti di contattare l'ambasciata del paese terzo in questione qualora non sia loro chiara la procedura da seguire (indirizzi delle ambasciate dei paesi accreditati in Spagna).

Si ricorda infine che né l'EUIPO né la Commissione sono responsabili delle prassi messe in atto o delle decisioni adottate dalle autorità di paesi terzi riguardo alla legalizzazione di documenti rilasciati dall'EUIPO.

Ultimo aggiornamento della pagina 25-02-2016
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