Mivel a közvetítés meglehetősen rugalmas folyamat, nehéz előre meghatározni, hogy arra pontosan milyen formában kerül sor. Ennek ellenére a legtöbb esetben a felek és a közvetítő előzetesen felkeresik egymást, ekkor egyeztetnek a közvetítés ütemezéséről, valamint a helyéről és azokról az iratokról, amelyeket esetleg előzetesen át kell adni. A felek ezt követően többnyire közvetítési megállapodást írnak alá, amelyet a lehető leghamarabb eljuttatnak a közvetítőnek.
A közvetítésre a legtöbb esetben az EUIPO alicantei helyiségeiben kerül sor, ahová a felek egyedül vagy jogi képviselőikkel együtt érkeznek. A közvetítés általában 1 napig tart, amely során közös (ez esetben a közvetítő és mindkét fél jelen van) és külön egyeztetésekre (a közvetítő külön-külön találkozik a felekkel) is sor kerül. A közös egyeztetések lényege, hogy a felek megpróbálják jegyzékszerűen feltárni a megoldandó problémákat, amelyeket ezt követően a külön egyeztetések során részletesebben kifejtenek, és azokra lehetséges vagy kompromisszumos megoldásokat keresnek.
A külön egyeztetések során a közvetítővel közölt információk magánjellegűek, amelyek kifejezett előzetes engedély nélkül nem adhatók át az ellenérdekű félnek. Az eljárás rendszerint további közös egyeztetésekkel, és a vitarendezési egyezség megszövegezésével zárul. Az ügy ezután visszakerül az ügyben illetékes fellebbezési tanácshoz, a fellebbezési eljárás lezárásának feljegyzésével.
A további tudnivalókat az
EUIPO fellebbezési tanácsa, Közvetítés, Utasítások a felek számára című dokumentumban kell ellenőrizni.