Le projet relatif aux panels de parties prenantes «assurance qualité» (SQAP) a été lancé dans le cadre du plan stratégique 2020 de l’EUIPO. Il vise à combler l’écart entre la perception de la qualité des décisions de l’Office par les usagers, d’une part, et les mesures de qualité réalisées par l’Office, d’autre part.
Les SQAP font intervenir des panels d’usagers, représentant des associations d’usagers, qui se réunissent dans les locaux de l’Office et réalisent des audits sur un échantillon de décisions de l’Office. Les décisions font l’objet d’une vérification au regard des critères de qualité appliqués par l’Office.
Au cours de l’audit, chaque auditeur commence par contrôler individuellement les décisions qui lui sont assignées. Ensuite, l’auditeur présente ses conclusions au panel. Lorsque les membres du panel débattent, des experts de l’Office sont disponibles pour faire la lumière sur tout doute concernant la pratique de l’Office. Au terme de cette discussion, toutes les conclusions sont consignées dans un rapport d’audit approuvé par le panel.
Après l’audit, les experts de l’Office analysent les conclusions afin d’identifier des possibilités d’amélioration et des actions de suivi. Les auditeurs et les associations d’usagers sont régulièrement informés des améliorations mises en œuvre grâce aux SQAP.
Au sein des SQAP, les usagers jouent un rôle actif dans le système de gestion de la qualité de l’Office et contribuent directement à l’amélioration de la qualité des décisions de l’Office, notamment en ce qui concerne leur clarté, leur cohérence et leur prévisibilité.
Il est bon de pouvoir faire ressortir les préoccupations des usagers et il importe que ces derniers comprennent pourquoi les décisions sont rédigées d’une certaine manière.
Tobias Dolde
ECTA
Nous estimons qu’il est essentiel que l’EUIPO entende nos opinions et qu’il comprenne la façon de penser ainsi que les valeurs des acteurs du marché.
Marieke Westgeest
AIPPI
Le contact direct avec les examinateurs et avec l’Office [...] est vraiment constructif, tout comme l’échange d’opinions constructif dans une atmosphère positive.
être désigné par l’association d’usagers en tant que représentant dans le cadre des SQAP;
disposer des compétences techniques requises, notamment:
posséder une expérience consolidée dans le domaine du produit soumis à l’audit;
connaître les Directives de l’EUIPO;
parler couramment l’anglais;
figurer sur la liste des auditeurs des SQAP établie chaque année par l’Office.
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