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Authentification ou légalisation de copies certifiées conformes

Conformément aux dispositions de la règle 84, paragraphe 6, et de la règle 89, paragraphe 5, du règlement (CE) n° 2868/95 de la Commission portant modalités d'application du règlement du Conseil sur la marque communautaire, et de l'article 74, paragraphes 4 et 5, du règlement (CE) n° 2245/2002 de la Commission portant modalités d'application du règlement du Conseil sur les dessins ou modèles communautaires, l'Office de l'Union européenne pour la propriété intellectuelle (EUIPO) délivre des copies certifiées conformes des demandes, des certificats d'enregistrement ou des documents utilisés dans le cadre des dossiers qu'il traite, ainsi que des extraits certifiés conformes du registre des marques ou des dessins ou modèles de l'Union européenne.

En outre, certains pays tiers exigent que ces copies certifiées conformes soient authentifiées ou légalisées avant de les accepter comme base d'une revendication de priorité auprès de leur office national ou de tout autre type de revendication auprès de leurs autorités compétentes.

À cet effet, la Commission européenne a adopté, le 19 septembre 2000, une procédure, publiée au Journal officiel de l'Union européenne, qui autorise le chef de la représentation de la Commission européenne en Espagne à authentifier la signature des documents délivrés par l'EUIPO.


Procédure

Les demandes de copies certifiées conformes doivent être adressées à l'EUIPO au moyen du formulaire «requête en inspection publique» approprié, en précisant, dans les sections correspondantes, que les copies sont destinées à être déposées dans un pays tiers qui exige leur authentification et en mentionnant, à l'endroit indiqué, le nom du ou des pays exigeant cette légalisation.

L'EUIPO délivrera alors les copies certifiées conformes selon la procédure habituelle et les transmettra à la représentation de la Commission européenne en Espagne à l'adresse suivante:

Comisión Europea, Representación en España
Paseo de la Castellana, 46 E-28046 Madrid (Espagne)

Tél.: +34 914 238 000

Par ailleurs, l'EUIPO enverra une notification informant le demandeur que les documents demandés ont été transmis à la représentation.

Dès que la représentation aura reçu les documents de l'EUIPO, le chef de ladite représentation certifiera l'authenticité de la signature y figurant; les documents seront ensuite envoyés à l'adresse indiquée par le demandeur dans l'original de la requête en inspection publique ou pourront être retirés en personne auprès de la représentation de la Commission européenne à Madrid.

Si le demandeur possède déjà une copie certifiée conforme, il peut l'envoyer par courrier ou la remettre en personne à la représentation à Madrid. Les documents à légaliser doivent être accompagnés d'une lettre précisant le nom de la personne demandant la légalisation (adresse postale et noms des personnes de contact), le pays pour lequel la légalisation est demandée et l'adresse à laquelle le demandeur souhaite que le document soit envoyé ou, s'il préfère le retirer en personne, un numéro de téléphone de contact.

Il convient de s'assurer que les copies certifiées conformes téléchargées directement depuis le site web de l'EUIPO présentent une bonne qualité d'impression et sont dûment agrafées ou reliées.

Après obtention de la légalisation par la représentation de la Commission européenne, le demandeur doit suivre les procédures en vigueur auprès de l'ambassade ou du consulat du pays tiers (de destination des documents) en Espagne. Avant d'accepter ces documents, bon nombre de pays exigent également leur légalisation ultérieure par le ministère espagnol des affaires étrangères.

Nous conseillons dès lors aux demandeurs de contacter l'ambassade du pays tiers en question s'ils ont des doutes quant à la procédure à suivre. Adresses de contact des ambassades des pays accrédités en Espagne.

Enfin, veuillez noter que ni l'EUIPO ni la Commission ne sont responsables des pratiques mises en œuvre ou des décisions prises par les autorités des pays tiers concernant la légalisation de documents délivrés par l'EUIPO.

Page mise à jour le 25-02-2016
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