Sovittelu on melko joustava menettely, joten on vaikea esittää täsmällisesti sovittelussa noudatettavaa menettelyä. Useimmissa tapauksissa sovittelun osapuolet ja sovittelija ovat ensin alustavasti yhteydessä keskenään ja sopivat sovittelun aikataulusta ja toteutuspaikasta sekä mahdollisesta asiakirjojen vaihdosta ennen sovittelua. Tämän jälkeen osapuolet yleensä allekirjoittavat sovittelua koskevan sopimuksen ja lähettävät sen mahdollisimman pian sovittelijalle.
Useimmiten sovittelu järjestetään EUIPO:n toimitiloissa Alicantessa, ja osapuolet saapuvat paikalle joko yksin tai oikeudellisten edustajiensa kanssa. Sovittelu kestää yleensä yhden päivän, ja se muodostuu sekä yhteisistä istunnoista (joihin sovittelija ja molemmat osapuolet osallistuvat) että henkilökohtaisista istunnoista (joissa sovittelija tapaa osapuolet erikseen ja yksityisesti). Yhteisessä istunnossa tavoitteena on laatia luettelo ratkaistavista kysymyksistä, kun taas henkilökohtaisissa istunnoissa näitä kysymyksiä tutkitaan tarkemmin ja niihin etsitään mahdollisia ratkaisuja tai kompromisseja.
Sovittelijalle henkilökohtaisissa istunnoissa paljastetut tiedot ovat luottamuksellisia, eikä niitä paljasteta toiselle osapuolelle ilman etukäteen annettua nimenomaista lupaa. Menettely saatetaan yleensä päätökseen uudessa yhteisessä istunnossa, jossa laaditaan sovintoratkaisu. Sen jälkeen asia palautetaan virallista päätöstä varten valituslautakunnalle, jolle asia on alun perin osoitettu, ja se toteaa valitusmenettelyn päättyneeksi.
Katso lisätietoa
EUIPO:n valituslautakuntien sovittelun osapuolille tarkoitetuista ohjeista.