Πληροφορίες για την εταιρεία και το προϊόν
Αν ο κάτοχος δικαιώματος είναι κύριος χρήστης, είναι δυνατό να προσθέσει έναν ή περισσότερους νόμιμους αντιπροσώπους που θα διαχειρίζονται τον λογαριασμό του στην EDB.
Προς τον σκοπό αυτό, εισέλθετε στην καρτέλα Πληροφορίες εταιρείας και στη συνέχεια στην καρτέλα, Στοιχεία εταιρείας και κάντε κλικ στην Επικαιροποίηση.
Κάνοντας κλικ στην Προσθήκη νόμιμου αντιπροσώπου, ο κάτοχος δικαιωμάτων μπορεί να συμπεριλάβει έναν ή περισσότερους νόμιμους αντιπροσώπους που θα έχουν πρόσβαση στο χαρτοφυλάκιο εταιρείας του και θα μπορούν να ενεργούν για λογαριασμό του, π.χ. να εισάγουν πληροφορίες στην EDB ή να υποβάλλουν αιτήσεις για τη λήψη μέτρων (AFA) από τις τελωνειακές αρχές.
Οι νόμιμοι αντιπρόσωποι θα είναι ορατοί στον πίνακα με τίτλο Συμπερίληψη νόμιμου αντιπροσώπου με τις στήλες Όνομα, Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και Χώρες που θα καλύπτουν.
Ο νόμιμος αντιπρόσωπος θα λάβει διαπιστευτήρια και ο λογαριασμός της εταιρείας θα συνδεθεί αυτόματα με τον «λογαριασμό αντιπροσώπου».
Προς τον σκοπό αυτό, εισέλθετε στην καρτέλα Πληροφορίες εταιρείας και στη συνέχεια στην καρτέλα, Στοιχεία εταιρείας και κάντε κλικ στην Επικαιροποίηση.
Κάνοντας κλικ στην Προσθήκη νόμιμου αντιπροσώπου, ο κάτοχος δικαιωμάτων μπορεί να συμπεριλάβει έναν ή περισσότερους νόμιμους αντιπροσώπους που θα έχουν πρόσβαση στο χαρτοφυλάκιο εταιρείας του και θα μπορούν να ενεργούν για λογαριασμό του, π.χ. να εισάγουν πληροφορίες στην EDB ή να υποβάλλουν αιτήσεις για τη λήψη μέτρων (AFA) από τις τελωνειακές αρχές.
Οι νόμιμοι αντιπρόσωποι θα είναι ορατοί στον πίνακα με τίτλο Συμπερίληψη νόμιμου αντιπροσώπου με τις στήλες Όνομα, Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και Χώρες που θα καλύπτουν.
Ο νόμιμος αντιπρόσωπος θα λάβει διαπιστευτήρια και ο λογαριασμός της εταιρείας θα συνδεθεί αυτόματα με τον «λογαριασμό αντιπροσώπου».
Ο «λογαριασμός αντιπροσώπου» δημιουργείται αυτόματα την πρώτη φορά που ορίζεται ο αντιπρόσωπος σε έναν από τους λογαριασμούς πελάτη του.
Ο «λογαριασμός αντιπροσώπου» θα σας δώσει τη δυνατότητα πρόσβασης στους λογαριασμούς των άλλων πελατών του με έναν κωδικό πρόσβασης. Θα έχετε «χαρτοφυλάκιο εταιρείας» με τους πελάτες σας και θα έχετε πρόσβαση σε διάφορους λογαριασμούς. Μετά τη δημιουργία προφίλ στην EDB, οποιοσδήποτε άλλος κάτοχος δικαιώματος μπορεί να επιλέξει το νομικό γραφείο/εταιρεία σας και να σας ορίσει ως αντιπρόσωπό του στην EDB.
Ο «λογαριασμός αντιπροσώπου» θα σας δώσει τη δυνατότητα πρόσβασης στους λογαριασμούς των άλλων πελατών του με έναν κωδικό πρόσβασης. Θα έχετε «χαρτοφυλάκιο εταιρείας» με τους πελάτες σας και θα έχετε πρόσβαση σε διάφορους λογαριασμούς. Μετά τη δημιουργία προφίλ στην EDB, οποιοσδήποτε άλλος κάτοχος δικαιώματος μπορεί να επιλέξει το νομικό γραφείο/εταιρεία σας και να σας ορίσει ως αντιπρόσωπό του στην EDB.
Ο νόμιμος αντιπρόσωπος στην EDB είναι το πρόσωπο που διαχειρίζεται τον λογαριασμό του κατόχου δικαιωμάτων στην EDB και ενεργεί για λογαριασμό του, π.χ. εισάγει πληροφορίες προϊόντος στην EDB ή υποβάλλει αιτήσεις για τη λήψη μέτρων (AFA) από τις τελωνειακές αρχές.
Μια από τις βασικές προκλήσεις για τις αρμόδιες αρχές εφαρμογής της νομοθεσίας είναι να βρουν τον κάτοχο του δικαιώματος, καθώς πρέπει να επικοινωνήσουν μαζί του στη δική του γλώσσα στο πλαίσιο περιπτώσεων κατάσχεσης. Στην EDB, το σημείο επαφής είναι ο υπεύθυνος επικοινωνίας του κατόχου δικαιώματος σε ορισμένο κράτος μέλος. Μπορεί να είναι το πρόσωπο που είναι αρμόδιο για νομικά ή τεχνικά ζητήματα, που θα μπορεί να βοηθήσει τις αρμόδιες αρχές εφαρμογής της νομοθεσίας στον εντοπισμό προϊόντων παραποίησης/απομίμησης σε περίπτωση εύρεσης ύποπτων αγαθών που σχετίζονται με τα δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας σας (ΔΔΙ).
Η υπόδειξη σημείου επαφής σε κάθε κράτος μέλος είναι υποχρεωτική κατά την υποβολή AFA για συγκεκριμένη χώρα. Για τους παραπάνω λόγους, εισάγετε τις πληροφορίες αυτές με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες και μεριμνήστε για την τακτική επικαιροποίησή τους.
Μια από τις βασικές προκλήσεις για τις αρμόδιες αρχές εφαρμογής της νομοθεσίας είναι να βρουν τον κάτοχο του δικαιώματος, καθώς πρέπει να επικοινωνήσουν μαζί του στη δική του γλώσσα στο πλαίσιο περιπτώσεων κατάσχεσης. Στην EDB, το σημείο επαφής είναι ο υπεύθυνος επικοινωνίας του κατόχου δικαιώματος σε ορισμένο κράτος μέλος. Μπορεί να είναι το πρόσωπο που είναι αρμόδιο για νομικά ή τεχνικά ζητήματα, που θα μπορεί να βοηθήσει τις αρμόδιες αρχές εφαρμογής της νομοθεσίας στον εντοπισμό προϊόντων παραποίησης/απομίμησης σε περίπτωση εύρεσης ύποπτων αγαθών που σχετίζονται με τα δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας σας (ΔΔΙ).
Η υπόδειξη σημείου επαφής σε κάθε κράτος μέλος είναι υποχρεωτική κατά την υποβολή AFA για συγκεκριμένη χώρα. Για τους παραπάνω λόγους, εισάγετε τις πληροφορίες αυτές με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες και μεριμνήστε για την τακτική επικαιροποίησή τους.
Επί του παρόντος, όλες οι τελωνειακές αρχές στην ΕΕ έχουν πρόσβαση στην EDB. Επιπλέον, αρκετές αστυνομικές αρχές έχουν ήδη πρόσβαση στην EDB, συμπεριλαμβανομένων των οργανισμών της ΕΕ όπως η Ευρωπόλ και η OLAF, η υπηρεσία της ΕΕ για την καταπολέμηση της απάτης. Ο αριθμός αστυνομικών αρχών με πρόσβαση στο εργαλείο αυξάνεται συνεχώς.
Λόγω της σημασίας της επαφής με τους κατόχους δικαιωμάτων, όλες οι αρμόδιες αρχές εφαρμογής της νομοθεσίας που είναι εγγεγραμμένες στην EDB έχουν πρόσβαση στις γενικές πληροφορίες που αφορούν τις εταιρείες καθώς η δυνατότητα αυτή είναι προεπιλεγμένη.
Το επίπεδο πληροφοριών Προϊόντος (Χαρτοφυλάκιο προϊόντων) περιέχει λεπτομέρειες και ευαίσθητες πληροφορίες για τα προϊόντα. Η ενότητα αυτή προστατεύεται από κωδικό PINsafe και πρέπει να τη ΜΟΙΡΑΣΤΕΙΤΕ ενεργά με τις αρμόδιες αρχές εφαρμογής της νομοθεσίας ώστε να είναι οι πληροφορίες αυτές ορατές στις αρχές. 
Θα ανοίξει παράθυρο με όλες τις αρμόδιες αρχές εφαρμογής της νομοθεσίας που έχουν πρόσβαση στην EDB, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να αποφασίσετε ειδικότερα με ποιες αρμόδιες αρχές εφαρμογής της νομοθεσίας θέλετε να μοιραστείτε τις αναφορτωμένες πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα σας. Αν θέλετε να τις μοιραστείτε με όλες τις αρχές με πρόσβαση στην EDB, επιλέξτε το πλαίσιο «Επιλογή όλων».
Το EUIPO δεν έχει πρόσβαση σε πληροφορίες που αναφορτώνονται από τους κατόχους πληροφοριών. Ωστόσο, η ομάδα της EDB έχει πρόσβαση σε στατιστικά στοιχεία όσον αφορά το περιεχόμενο του εργαλείου.
Λόγω της σημασίας της επαφής με τους κατόχους δικαιωμάτων, όλες οι αρμόδιες αρχές εφαρμογής της νομοθεσίας που είναι εγγεγραμμένες στην EDB έχουν πρόσβαση στις γενικές πληροφορίες που αφορούν τις εταιρείες καθώς η δυνατότητα αυτή είναι προεπιλεγμένη.
Το επίπεδο πληροφοριών Προϊόντος (Χαρτοφυλάκιο προϊόντων) περιέχει λεπτομέρειες και ευαίσθητες πληροφορίες για τα προϊόντα. Η ενότητα αυτή προστατεύεται από κωδικό PINsafe και πρέπει να τη ΜΟΙΡΑΣΤΕΙΤΕ ενεργά με τις αρμόδιες αρχές εφαρμογής της νομοθεσίας ώστε να είναι οι πληροφορίες αυτές ορατές στις αρχές.
Θα ανοίξει παράθυρο με όλες τις αρμόδιες αρχές εφαρμογής της νομοθεσίας που έχουν πρόσβαση στην EDB, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να αποφασίσετε ειδικότερα με ποιες αρμόδιες αρχές εφαρμογής της νομοθεσίας θέλετε να μοιραστείτε τις αναφορτωμένες πληροφορίες σχετικά με τα προϊόντα σας. Αν θέλετε να τις μοιραστείτε με όλες τις αρχές με πρόσβαση στην EDB, επιλέξτε το πλαίσιο «Επιλογή όλων».
Το EUIPO δεν έχει πρόσβαση σε πληροφορίες που αναφορτώνονται από τους κατόχους πληροφοριών. Ωστόσο, η ομάδα της EDB έχει πρόσβαση σε στατιστικά στοιχεία όσον αφορά το περιεχόμενο του εργαλείου.
Δεν είναι απαραίτητο να αναφορτώσετε όλα τα προϊόντα της εταιρείας σας. Στην EDB ένα «Προϊόν» μπορεί να καλύπτει ευρύ φάσμα προϊόντων με παρόμοια χαρακτηριστικά που προστατεύονται με το ίδιο ΔΔΙ και με παρόμοιους διαύλους εφοδιαστικής και διανομής (εδώ καλύπτονται οι «οικογένειες προϊόντων», τα μεγέθη, οι χρωματικές διαφορές, οι όμοια όψη, κ.λπ.). Μπορείτε να προσθέσετε διαφορετικές φωτογραφίες υπό το ίδιο όνομα προϊόντος.
Επιπλέον, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τα προϊόντα σας χρησιμοποιώντας το πεδίο Κατηγορία. Η κατηγοριοποίηση μπορεί να σας βοηθήσει να συνδέσετε όμοια προϊόντα και να τα φιλτράρετε στον πίνακα του Χαρτοφυλακίου προϊόντων. Η κατηγοριοποίηση αυτή είναι επίσης χρήσιμη για τη λειτουργία πολλαπλών εκδόσεων, καθώς είναι δυνατό να επικαιροποιηθούν όλα τα προϊόντα με ορισμένη κατηγορία.
Επιπλέον, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τα προϊόντα σας χρησιμοποιώντας το πεδίο Κατηγορία. Η κατηγοριοποίηση μπορεί να σας βοηθήσει να συνδέσετε όμοια προϊόντα και να τα φιλτράρετε στον πίνακα του Χαρτοφυλακίου προϊόντων. Η κατηγοριοποίηση αυτή είναι επίσης χρήσιμη για τη λειτουργία πολλαπλών εκδόσεων, καθώς είναι δυνατό να επικαιροποιηθούν όλα τα προϊόντα με ορισμένη κατηγορία.
Το μέγιστο μέγεθος των εγγράφων και των εικόνων/βίντεο είναι 1,5 MB και το όνομα του αρχείου δεν μπορεί να υπερβαίνει τους 100 χαρακτήρες.
Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να συνδέσετε τα προϊόντα σας από το Χαρτοφυλάκιο προϊόντων με τα ΔΔΙ σας που περιλαμβάνονται στο Χαρτοφυλάκιο ΔΔΙ στην καρτέλα Πληροφορίες εταιρείας (υποχρεωτικό για την αίτηση για τη λήψη μέτρων (AFA) από τις τελωνειακές αρχές).
Προς τον σκοπό αυτό, πρέπει να εισέλθετε στην καρτέλα Χαρτοφυλάκιο προϊόντων και να επιλέξετε το αντίστοιχο προϊόν. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή ΔΔΙ που συνδέονται με αυτό το Προϊόν και μετά την καρτέλα Προσθήκη νέων ΔΔΙ στο Προϊόν.
Επιλέξτε τα σχετικά ΔΔΙ από το Χαρτοφυλάκιο ΔΔΙ σας (τα οποία έχετε αναφορτώσει στην EDB από το TMview και το DesignView για τα σήματα και τα σχέδια ή τα υποδείγματά σας) ή που έχουν εισαχθεί για άλλα δικαιώματα ΔΙ (ευρεσιτεχνίες, γεωγραφικές ενδείξεις, δικαίωμα πνευματικής ιδιοκτησίας, κ.λπ.).
Προς τον σκοπό αυτό, πρέπει να εισέλθετε στην καρτέλα Χαρτοφυλάκιο προϊόντων και να επιλέξετε το αντίστοιχο προϊόν. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή ΔΔΙ που συνδέονται με αυτό το Προϊόν και μετά την καρτέλα Προσθήκη νέων ΔΔΙ στο Προϊόν.
Επιλέξτε τα σχετικά ΔΔΙ από το Χαρτοφυλάκιο ΔΔΙ σας (τα οποία έχετε αναφορτώσει στην EDB από το TMview και το DesignView για τα σήματα και τα σχέδια ή τα υποδείγματά σας) ή που έχουν εισαχθεί για άλλα δικαιώματα ΔΙ (ευρεσιτεχνίες, γεωγραφικές ενδείξεις, δικαίωμα πνευματικής ιδιοκτησίας, κ.λπ.).